Benutzer in der Smartcloud Notes löschen

Aus der Reihe: “Beantworte jede Kundenanfrage wenn möglich öffentlich” heute diese Anfrage:

Noch was anderes … ich suche noch eine Doku wie man mit ausgeschiedenen MA umgeht. Diese müssen ja keinen Zugang mehr haben, das Mailfile wollen wir aber bei uns sozusagen on premise archivieren.

Benutzer können in der Smartcloud Notes recht einfach gelöscht werden. Möchte man jetzt die Mailfiles auf einem lokalen Domino Server “archivieren” muss man als Administrator dort nur mit dem IBM Notes Client eine lokale Replik anlegen. Das Verfahren ist ähnlich wie man einen Anwender von der Cloud auf einen lokalen Server umzieht.

Generell gilt ein sehr abgestuftes Verfahren beim Löschen von Smartcloud Notes Benutzern in der Cloud.

1. Die ersten 30 Tage sind die Mail Daten auf dem Server für den Systemadministrator noch sichtbar und können durch diesen wieder zugewiesen werden (oder direkt gelöscht werden)
2. Die nächsten 60 Tage können die Daten nur durch den IBM Support gelöscht oder restauriert werden
3. Nach 120 Tagen werden die Daten automatisch endgültig gelöscht

Auf diese Art ist sichergestellt, dass auf jeden Fall eine ausreichend lange Zeit zur Verfügung steht, um Daten zu restaurieren oder wieder den richtigen Anwendern zuzuweisen.